ทำไมระบบ Tracking ไม่สามารถช่วยในการจัดการการกระจายเครื่องมือช่าง​

บทสนทนากับผู้จัดการแผนกกระจายเครื่องมือช่างของบริษัทขนาดใหญ่แห่งหนึ่งของไทย

นอกเหนือจากเครื่องมือที่ทางบริษัทแจกจ่ายให้กับคนงานในแต่ละช็อบแล้ว ทางแผนกเองยังมีเครื่องมือและอุปกรณ์ช่างส่วนกลางซึ่งคนงานสามารถเบิกเพื่อนำไปใช้ที่ไซต์งาน ซึ่งทางแผนกติดตามเครื่องมือและอุปกรณ์ทั้งหมดด้วยมือ โดยการติดบอร์ดขนาดใหญ่ในห้องควบคุมวัสดุอุปกรณ์ ซึ่งเป็นห้องที่วัสดุอุปกรณ์ทั้งหมดของเราเข้าและออก ไม่ว่าจะเป็นวัสดุอุปกรณ์ที่เราได้รับจากการสั่งซื้อหรือที่คนงานเบิกออกไปใช้ ซึ่งบอร์ดเองช่วยให้เราสามารถติดตามบุคคลและวันเวลาที่เครื่องมือถูกนำออกและส่งคืน ช่วยให้พวกเราสามารถควบคุมการเข้า-ออกเครื่องมือได้ง่าย ตัวบอร์ดติดอยู่ในที่แจ้งซึ่งทุกคนสามารถมองเห็นได้อย่างชัดเจน เรายังมีบันทึกการเบิกสำหรับเครื่องมือขนาดเล็ก เช่น drain snake และเครื่องมืออื่นๆในทำนองเดียวกัน ซึ่งบันทึกชื่อของลูกจ้าง เครื่องมือที่ถูกเบิกและช่องกรอกในตอนที่เบิกและคืนเครื่องมือ ซึ่งทั้งสองส่วนจัดการโดยเจ้าหน้าที่สำนักงานส่วนกลางของเรา โดยที่เราใช้คอมพิวเตอร์ในระบบงานและคำสั่งผลิตทั้งหมด ยกเว้นการจัดการกระจายเครื่องมือซึ่งเราทำด้วยมืออยู่

การจัดการกระแสการนำเข้าและนำออกของเครื่องมือให้มีประสิทธิภาพนั้นทำให้บริษัท หัวหน้างาน และเจ้าหน้าที่แผนก MCR พบกับความท้าทายหลายประการ ประการแรกคือการที่ลูกจ้างเบิกเครื่องมือออกนำไปใช้ที่ไซต์งาน เมื่อใช้งานเสร็จแล้วก็ลืมคืนเครื่องมือ และนำเครื่องมือดังกล่าวติดรถกลับบ้าน ทำให้วันถัดมาเราต้องแจ้งลูกจ้างคนนั้นว่า “คุณยังไม่ได้คืนอุปกรณ์นะ คุณจำเป็นต้องคืนให้เรา เพราะมีคนอื่นต้องการใช้” ความท้าทายอีกประการเกี่ยวข้องกับการลงทุนซึ่งอุปกรณ์ที่นำเสนอ แสดงให้เห็นถึงจำนวนสิ่งความสะดวกและจำนวนงานของแต่ละแผนก เป็นงานอันแสนทรหดในการติดตามเครื่องมือทุกตัว นอกจากนั้นยังมีปัจจัยด้านต้นทุนเข้ามาเพื่อให้มั่นใจว่าจะมีเครื่องมือใหม่อันทันสมัยที่ทำให้เราสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด มีความท้าทายเกิดขึ้นอยู่เสมอเพียงเพราะมีเงินจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้อง นอกจากนั้นเรายังจำเป็นต้องมีการสื่อสารที่ดีกับทีมงานของเราเพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าถ้าหากมีปัญหาอะไรเกิดขึ้นกับเครื่องมือ พวกเขาต้องทำการแจ้งให้เราทราบ ซึ่งเราจะได้นำเครื่องมือดังกล่าวกลับมาตรวจสอบเพื่อหาปัญหาที่เกิดขึ้น ไม่ว่าเครื่องมือดังกล่าวจะต้องทำการซ่อมแซมหรือเปลี่ยนใหม่ก็ตาม

ความต้องการเครื่องมือของแผนกนั้นครอบคลุมช่างทุกคนในทุกภาคส่วนของบริษัท ตัวอย่างเช่น คนงานในช็อบงานไม้นั้นใช้เลื่อยพกพาแทบจะทุกวัน เมื่อเหล่าคนงานมายังไซต์งาน พวกเขามักจะใช้สว่านและเลื่อยแบตเตอรี่ แผนกประปาเองใช้ของอย่างงูเหล็กเป็นประจำทุกวัน ภายในพื้นที่ของบริษัท เราพบปัญหาท่อโถส้วม อ่างล้างและท่อระบายน้ำอุดตันทุกวัน ดังนั้น พวกเราจึงต้องใช้ของแหย่อยู่เป็นประจำ แผนกพื้นนั้นใช้เครื่องมือไฟฟ้าไม่ว่าจะเป็นเครื่องตัดหญ้าหรือเครื่องมืออื่นๆในลักษณะเดียวกัน เรามีเครื่องมือหลากหลายประเภท ตัวอย่างเช่นเครื่องมือไฟฟ้าขนาดเล็กที่เราจัดสรรให้กับช่าง 250 คน ซึ่งรวมทั้งเลื่อยวงเดือนแก่ช่างไม้และสว่านไร้สายกับพนักงานใหม่ทุกคน ซึ่งเครื่องมือเหล่านั้นแทบจะถือว่าเป็นของพื้นฐานในทุกวันนี้ กลยุทธ์ของแผนกในการให้พนักงานมีเครื่องมือที่เหมาะสมกับงานตั้งแต่วันแรกของการทำงาน ซึ่งกระบวนการดังกล่าวรวมทั้ง การทำให้หัวหน้างานสามารถติดตามเครื่องมือช่างของทางแผนกได้อย่างมีประสิทธิภาพ เมื่อพนักงานมาทำงาน เราบอกพวกเขาว่าไม่ให้นำเครื่องมือส่วนตัวรวมทั้งเครื่องเชื่อมมาใช้ เพราะเราไม่สามารถรับผิดชอบในความเสียหายของเครื่องมือส่วนตัวของพนักงานที่เกิดระหว่างการทำงานได้ เมื่อมีการจ้างพนักงานใหม่เกิดขึ้น เราทำการจัดชุดอุปกรณ์ให้พนักงานคนดังกล่าวซึ่งขึ้นอยู่กับแผนกที่เขาเข้าทำงาน ไม่ว่าจะเป็นเครื่องมือทั่วไปหรือเครื่องมือช่างก็ตาม จากนั้นพนักงานท่านนั้นจะเซ็นรับเครื่องมือจากทางเรา เมื่อกิจกรรมและการปฏิบัติการในส่วนต่างๆของบริษัทมีการเปลี่ยนแปลง คำบรรยายลักษณะงานของพนักงานที่ทำการตรวจสอบและบำรุงรักษาเครื่องมือก็เปลี่ยนแปลง และเครื่องมือที่พนักงานใช้เองนั้นต้องตามให้ทันกับความต้องการที่เปลี่ยนไป หากพนักงานต้องการเครื่องมือบางตัวที่ทางเรามิได้แจกจ่ายให้ เขาจะไปหาหัวหน้างานเพื่อขอความเห็นชอบ จากนั้นเราจะสั่งเครื่องมือดังกล่าวให้เขาและเพิ่มลงในรายการเครื่องมือ เมื่อพนักงานคนดังกล่าวลาออกจากงาน เขาจะคืนเครื่องมือให้กับเรา

ปัญหา

- ปัญหาในการติดตามเครื่องมือต่อไปนี้ที่ทำให้การปฏิบัติงานของคุณช้าลง

- ใบประกาศหมดอายุ

- การซ่อมบำรุงที่ขาดช่วง

- การส่งคืนเครื่องมือที่เสียและตรวจไม่พบปัญหาจนกระทั่งการใช้ครั้งถัดไป

- ทรัพย์สินสูญหายในขณะที่ลงบันทึกว่าคืนแล้ว

- การติดตามที่ไม่ถูกต้องแม่นยำทำให้เกิดการโต้เถียงที่ไม่น่าเกิดขึ้นระหว่างช่างและผู้จัดการ

ปัญหาเหล่านี้ทำให้คุณเสียเงิน ไม่ว่าจะเป็นค่าปรับ เสียเวลาหรือจัดซื้อเครื่องมือซ้ำซ้อน คุณพบเจอกับปัญหาเหล่านี้บ่อยแค่ไหนกัน ทุกสัปดาห์ ทุกวัน หรือทุกชั่วโมง?

การจัดการเครื่องมือและ/หรืออุปกรณ์สิ้นเปลืองนับร้อยๆชิ้นในหลายไซต์งานไม่ใช่เรื่องง่าย ระบบมากมายที่ใช้จริงในทุกวันนี้ก็ไม่ได้ดีไปกว่ากระดานไวท์บอร์ด ตู้เก็บเอกสารหรืออาจจะเป็น spread sheet

การทำงานโดยใช้ระบบจัดการทรัพย์สินนั้นเป็นหนทางก้าวไปสู่ยุคดิจิตอลของผลิตภาพของไทย ให้คุณมีส่วนร่วมกับที่ปรึกษาการจัดการทรัพย์สินในไซต์งานและสำนักงานของคุณและสร้างแนวทางแก้ปัญหาที่ตอบโจทย์ความต้องการในการจัดการทรัพย์สินของคุณ ทำให้คุณมีเวลาในการดูแลธุรกิจและเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการให้มากยิ่งขึ้น

ระบบจัดการทรัพย์สินคืออะไร

ระบบจัดการทรัพย์สินช่วยทำให้คุณสามารถเห็นว่าคุณมีเครื่องมือใดคงคลัง แล้วตอนนี้เครื่องมือเหล่านี้อยู่ที่ใด ใครเป็นผู้ใช้งานเครื่องมือเหล่านี้และต้องซ่อมบำรุงเมื่อไหร่ ด้วยข้อมูลอันสำคัญที่ปลายนิ้วของคุณ คุณสามารถจัดการทรัพย์สินของคุณให้อยู่ในจุดที่ต้องการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้คุณติดตามงานและสร้างผลกำไร

แล้วระบบจัดการทรัพย์สินทำงานอย่างไร

ระบบจัดการทรัพย์สินครบวงจร (บริการ ซอฟต์แวร์ ฮาร์ดแวร์) ช่วยตอบคำถามที่ว่า “ของของฉันอยู่ไหน” และ “ใครต้องรับผิดชอบ” ที่ปรึกษาภาคสนามที่ฝึกมาเป็นพิเศษของเราจะไปยังไซต์งานของคุณเพื่อรังสรรค์และนำคำตอบที่เหมาะสมกับความต้องการในการจัดการทรัพย์สินของคุณ องค์ประกอบของระบบดังกล่าวประกอบด้วย

ฮาร์ดแวร์: barcode และ RFID tags

ซอฟต์แวร์: cloud-based และแอปสมาร์ทโฟนฟรี (iOS และ Android)

บริการ: การให้คำปรึกษานอกสถานที่, จัดหมวดหมู่ทรัพย์สิน, การอบรมนอกสถานที่, การอัพโหลดข้อมูล, ฝ่ายบริการลูกค้า

แล้วติดตามอะไรบ้าง

ระบบดังกล่าวออกแบบมาให้จัดการเครื่องมือ วัสดุสิ้นเปลืองและทรัพย์สินทั้งหมดของคุณ ไม่ว่าจะเป็นของยี่ห้อหรือผู้ผลิตใดก็ตามและยังสามารถทำได้มากกว่าแค่การจัดประเภทเครื่องมือและสินค้าคงคลังจริง

สินค้าคงคลังขั้นต่ำ / วัสดุสิ้นเปลืองสูงสุด

ตารางบริการบำรุงรักษา

วันคืนอุปกรณ์เช่า

การฝึกฝนลูกจ้างและประกาศนียบัตร

อุปกรณ์ติดตามที่ปลอดภัย

ติดตามของมีค่า

การจัดสรรค่าใช้จ่ายของไซต์งาน

 “บริษัทเราดำเนินธุรกิจมากว่า 30 ปี ในช่วง 30 ปีที่ผ่านมา เราใช้แต่เอกสารในการติดตามเครื่องมือ ผมเป็นคนหัวเก่า ผมไม่แน่ใจเกี่ยวกับระบบดังกล่าวนัก เอาจริงๆแล้ว ความกังวลทั้งหมดของผมนั้นหมดไป ระบบนี่ใช้งานง่ายมาก ไม่ต้องใช้เอกสารติดตามเครื่องมืออีกต่อไป ผมไม่ต้องจำแล้วว่าเครื่องมืออะไรอยู่ตรงไหนและใครนำเครื่องมือไปใช้โดยไม่โทรแจ้งผม ผู้ดูแลทั้งหมดต่างใช้ระบบอย่างสบายใจ ผมดีใจมากที่เจ้าของบริษัทของเราลงทุนในเวลาและเงินในสุดยอดระบบนี้”

ผู้จัดการคลังสินค้า

อีกหนึ่งบริษัทของไทยที่เปลี่ยนจากการใช้การติดตามเครื่องมือด้วยมือเป็นระบบจัดการทรัพย์สิน

Source: https://www.hilti.com/content/hilti/W1/US/en/services/tool-services/ontrack.html#id-the-problem-maincolumn
http://www.facilitiesnet.com/equipmentrentaltools/article/Managing-Technicians-and-Their-Tool-Needs--16160?source=part
http://www.facilitiesnet.com/equipmentrentaltools/article/Manual-Tracking-System-Helps-Manage-Power-Tool-Distribution--16161?source=part

​

​